K E A R S I P A N

Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED.
A = Administrasi Value ( Nilai Administrasi )
L = Legal Value ( Nilai Hukum )
F = Fiskal Value ( Nilai Keuangan )
R = Research Value ( Nilai Penelitian )
E = Education Value ( Nilai Pendidikan )
D = Documentation Value ( Nilai Dokumentasi )
Dan untuk mengingat betapa pentingnya arsip,maka ingatlah singkatan :
A = Amankan
R = Rawat
S = Semua
I = Informasi
P = Penting
Tujuan Kearsipan adalah:

•   Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

•   Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di butuhkan dengan cepat dan tepat.

•   Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang di butuhkan.

•   Untuk menghemat tempat penyimpanan.

•   Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

•   Untuk menjaga kelestarian arsip.

Ada 3 Istilah Penting Yang Berkaitan Dengan Penyimpanan Arsip, yaitu :

1. Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar ( Horizontal ), di mana arsip dan dokumen di simpan secara bertumpuk pada laci atau rak yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus ( Vertikal ), dimana arsip di susun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri ( Lateral ) dimana arsip di susun berderet menyamping.

Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip
Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:
· harus cakap dan cerdas
· harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran
· harus teliti dan ulet
· harus sabar
· harus memilki kepribadian dan sopan
· harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah
Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:

1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain